档案之所以成为我们的特定研究对象，是因为档案具有与其它事物完全不同的属性，因此，我们在给档案下定义之前，必须充分认识档案的基本属性，使档案与其它相近事物严格的区分开来。毛泽东同志指出：“科学研究的区分，就是根据科学对象具有的特殊矛盾性。因此，对于某一现象的领域所特有的某一种矛盾的研究，就构成了某一门科学的对象。”他又说：“如果不研究矛盾的特殊性，就无从确定一事物不同于他事物的特殊本质，就无从发现事物运动发展的特殊原因，或特殊的根据，也就无从辨别事物，无从区分科学研究的领域。”这就是我们探讨档案定义的正确指导思想。
（一）社会性
档案是人们在社会实践活动中产生和形成的，并非自然界的产物。档案产生的主体应是社会性的人。档案内容虽然会涉及自然界，但它是人类研究、认识、利用自然的社会实践活动的产物。因此，只有人在社会实践活动中产生和形成的原始记录才有可能成为档案。同时，档案是在人们的社会意识下形成的，是一种观念的产物。
档案是人们在社会实践中直接形成的，其内容为社会实践活动的内容、过程及结论的原始记录。与自然界中自然形成的原始记录物不同，档案是人类自觉创建的信息控制系统。社会的人们在不断的社会实践活动中，需要不断地积累认识自然和社会的知识成果，并以此为前提，不断构建，又不断丰富和更新人类控制自然、控制社会的信息系统。人类在与自然抗争中形成的认识和经验，通过档案这种载荷形式，经过进一步加工而形成科学知识，从而凝聚为人类控制自然物质世界的信息控制机制——技术信息系统。人类在社会生活中，为防止社会成员破坏现实的权利意志结构，以保障物质社会关系的正常运转，需要对档案所记载的信息进行筛选和控制，并确立社会的行为规范，逐步建立起代替生物学结构的社会学结构，从而构成人类控制社会的信息控制系统。前者控制着着生产力的发展，维护自然人的生命力，后者保障着社会运动本身的稳态运转和不断进步。
社会性，把档案的原始记录性与自然界存在的原始记录区别开来。
（二）原始性
档案应是人们在社会实践活动中直接产生和形成的，既不是有意写给后人看的，也不是事后编写的，它真实地记载着社会实践活动中所留下的一切信息和痕迹。人类的认识成果只能来源于社会实践，档案是在社会实践活动中直接产生和形成，在社会进程中不断累积的，是人类集体的智慧的源泉，从而构成人类活动的最基本的前提。因此，档案是一种原生性的社会信息，并直接影响着其它社会信息的产生和形成，也可以说是其它社会信息的源头。
在档案实体上，有主管者、作者的笔迹，有机关的大印，真实地记载着作者和主管者的思想、立场和具体地反映着当时活动的历史面貌，同时，记录所用的载体也保留着清晰的历史痕迹。因此，所谓档案并不仅仅指其内容，档案的载体也是其不可分割的整体。载体是档案的原始记录性的生命。
档案一头连接着人类的实践活动，一头连接着人类的理性思维活动，将人类社会中人的社会实践与理性思维活动联结成一个渐进性的活动过程，使之成为一个不断循环、不断丰富、不断发展的动态过程，推动着人类文化的不断进步，保证了人类世代相沿的连续性，成为人类文化发展进程中不可缺少的一环。
原始性，指明了档案作为特定阶段的文件，不同于图书、报刊参考资料等其他文献。
（三）历史性
档案是一种原始记录，是人们在社会实践活动完成之后才整理归档的，正在进行的活动记录，不能成为档案，其内容也是过去活动的记载，因此，它是一种历史的遗留物和记载物。 档案既是人类社会生活的分泌物，同时也是人类社会生活历史面貌的载体，它承担着人类社会连接历史的重要职责。
从时态上讲，档案是过去已经形成的而不是正在形成或尚未形成的东西。所谓“让过去告诉现在，让历史告诉未来”。非人类历史文化遗产的全部，而是其中只有基础性支持意义的重要部分。档案的历史性就在于“让过去告诉现在，让历史告诉未来”，从而将人类社会的过去、现在和未来连接在一起，维系人类社会的时空统一性与整体一致性。
历史性，把档案与现行文件区别开来。
（四）确定性
档案内容信息的清晰、确定性和其载体的固化、恒定性。或：档案所记录的内容是清清楚楚、明明白白的；而且这些清晰、确定的信息内容又是以固化的物质载体形式存在的，二者缺一不可。这是档案区别于最为临近的事物——文物的根本点。即档案内容信息的清晰、确定性和其载体的固化、恒定性。档案所记载的内容是确定的，不会产生歧义。如结绳、刻契中的结和道，可以代表牛，也可以代表羊，没有确定的意义，其确切的含义需要特写的人进行解答，因此，不能视作为档案；同样，没有固化载体的原始性信息（如人的口语），也不能视作为档案。
（五）知识性
人类在社会活动中产生和形成的原始记录有很多种类，但并不是所有的原始记录都能成为档案。档案是知识贮存的一种载体，是人类认识和改造世界的历史记录，人类智慧的一种物态结晶。档案的留存应是前人经验和知识的积累，能帮助后人深化对自然和社会的认识，从而促进人类文明的发展。
