“我们为什么要管理档案？”
当我在研究生的课堂上提出这个问题时，大家都为我的这个“简单”而“幼稚”的问题感到不解。可我让他们回答时，又答不出所以然。这回轮到我不解了。这应该是档案学研究的原问题，在经过了四年大学本科教育之后竟不能给予科学的解释，这只能说明我们的专业教育存在着缺陷。这也是目前档案学研究领域重技术轻原理的倾向在专业教育中的集中表现。档案管理有着几千年的历史，人们因此认为这是天经地义的事情，却没有去深究事情的原委。这个问题看似简单，但却是一个基础理论问题。这个问题不能明确回答，则会使我们的理论和实践陷入一种混乱之中，常常会因此而迷失方向。
档案是一种人类的创造物，它使人类的记忆功能得到了无限的延伸。在人们有意识的将在社会活动中形成的有价值的内容转化为档案之后，就会犹如涓涓细流汇入水库，构成社会的记忆仓库，也成为人类文化的载体形式之一，它汇聚了人类文化发展全过程中的文化财富，它能真实的再现人类文化发展的历史，它在维系人类社会时空统一性与连续性方面发挥着特殊的作用。这就是古今中外各朝各代都建有档案库的重要动因。正如一位尼日利亚的历史学家所言：“如果现未被忘却的唯有文化，那么未被丢弃的唯有档案。”“档案反映了社会的文明程度，反映了每位公民的生活，而这种社会文明和公民的生活的性质和本质是文化。” 档案是一个国家文化遗产的重要组成部分，因此，档案管理成为人类社会的一种必然的活动。
一、档案是人类社会性活动的一个基本特征
对于人类来说，始终面对着自然和社会巨大的未知领域，这是一个漫长的认识过程。社会实践活动往往是个体的，产生的认识是零乱和不系统的，并受到人和自然因素的种种限制。档案将人类最初的个体记忆，集中起来并转化为集体记忆，进而成为社会的记忆，并因之构成文化传统，维持和延续着人类社会的生存和发展。如果将社会看作一个有生命力的有机体，它需要有健全的记忆功能维持其生命的活力，档案系统正是这一有机体中担负记忆功能的重要部分。没有档案，人类的经验和知识就不能延续，人类社会也就不能发展。由于档案的出现，人类记忆的规模急剧扩大，知识的积累迅速增加，因而又加速了发明和社会变革的进程。通过档案的积累，可使人类的认识过程构成整体的、全面的、递进的和永不休止的态势，对于人类来说，档案信息库的不可或缺，就像生物界对于生物遗传信息的依赖关系。在人类进化过程中，如果说语言使人类脱离了纯生物性，那么，档案的积累和传播改变了人类生活，使人类生活具有了社会性，并构成了人类社会生活的历时性过程。当今人类文明的大厦，乃是建筑于人类记忆——档案的基础之上。
二、档案是人类将个体记忆转化为社会记忆的重要载体
在人类进入社会生活之后，人类思维不仅仅是个体思维，同时还是类思维，人类的认识过程变成为一种社会行为。个人的自然记忆的局限日显突出：一是人的大脑的记忆容量有限，难以容纳人类社会已经产生和呈急剧增长趋势的知识总量；二是人的自然记忆会因各种原因出现差异，导致记忆信息的失真；三是依靠人脑作记忆载体，会因为个体的死亡而使记忆信息消失；四是依靠人脑的记忆内容在交流上受到限制。五是由个体思维转换为类思维的过程受到限制。总而言之，以人脑为载体的记忆，在记忆的稳定性，以及传播和交流上存在许多制约因素。为维持和促进人类社会文明的发展，仅依靠个体，甚至一群人或一代人的认识是远远不够的，人类需要集中和积累尽可能多的分散的、零乱的个体记忆，使之转化为“公众话语”，形成为集体的记忆，使之长久地发挥作用，即社会记忆，并寻找和创造一种外在的记忆方式和载体来无限扩充记忆的功能。档案的产生和形成，不仅满足了人类社会生活的这种需求，更重要的是将记忆的发生、积累、保存、提取、衰减、遗忘等大脑的纯自然机能改变为社会功能，使自然人成为社会人。作为一种记忆载体，档案是一种具有社会整体意义的群体概念，应是一个国家、一个民族、一个区域、一个家族、一个单位的共同记忆，它不同于个体记忆，也即构成集体或社会记忆。这是一种不同于个人的自我复制、自我保存的方式，即在性质、特点、功能等方面均不同于个人记忆的社会记忆。
三、档案是人类进步的阶梯
人类社会的任何认识活动都离不开记忆能力和记忆活动，记忆是为了积累人类文明进步所必需的信息资源。档案是人类社会发展的产物，档案的产生和形成，克服了人的大脑记忆的种种缺陷和制约，使人类记忆由个体记忆转换为社会记忆，使人类的认识过程就整个地变成一种社会行为，同时，也构成了社会信息的统一的、现实的存在形式。档案的产生和形成，并不是简单地表现为个体记忆的积累，而是成功地实现了人类记忆的社会化。“记忆是智慧之母”，“记忆是生存进化之本”。档案具有“记”和“忆”的统一性，既要真实的“记”，又要能逼真的“忆”，能最大限度地还原历史的真实面貌。档案是人类进入社会生活的必然产物，同时，也是维持人类社会生存和发展的必备条件。档案在发挥其记忆功能的同时，成为一种重要的信息载体，这就是文化的积累过程。人们通过积累档案保存历史事实，深化对社会和自然的认识，并通过档案获得历史知识和价值观念，作为一种文化传统来指导实践，并进行新的创造，推动人类文明进程。美国文化学家怀特曾说过：“文化的起源把进化过程提高到一个新的阶段。对于人类这个物种来说，它不再需要通过缓慢的生物学上的变化过程去获得新的力量和技术；现在，他拥有一种超机体的适应和控制的机制。这一机制能够自由的自行发展。”可以说，人类社会中的档案机制的产生和形成，是维持人类文明进步的重要条件。档案是人类文化的生命之树，“即有若干分支和根系的记忆之树，正像叶绿素那样，为人类更好地呼吸和生活提供氧气之源。”
四、档案将人类社会构成一个动态的发展过程
人类社会是一个不断发展的历史过程，维持其整体性和统一性的关键是文化传承。而文化是不能通过生物遗传而得到传递的，必须通过人的后天学习，才能得以继承，档案便构成其中的一个传接链条。档案中凝聚着历史文化积淀的成果，而今人利用档案创造的新的文化成果作为历史文化的精粹，成为当今文化的组成部分，又通过档案为后人的文化创造积淀了丰厚的历史文化营养，使原文化产品增加新的价值表现出明显的传承特性，使人类文化自身衍生出独特的历史继承性。“正是由于有了档案与档案管理，人类才能够不断地在继承中存在、发展，在存在、发展中延续，不断使自己真正成为一个统一连续的时空整体。档案与档案管理是人类社会时空统一性与连续性的维系之道……”
可以说，离开了人类的档案管理活动，人类文明就会停止进步和发展。
