档案之所以成为我们的特定研究对象，是因为档案具有与其它事物完全不同的基本特性，因此，我们在给档案下定义之前，必须充分认识档案的基本特征，使档案与其它相近事物严格的区分开来。毛泽东同志指出：“科学研究的区分，就是根据科学对象具有的特殊矛盾性。因此，对于某一现象的领域所特有的某一种矛盾的研究，就构成了某一门科学的对象。”他又说：“如果不研究矛盾的特殊性，就无从确定一事物不同于他事物的特殊本质，就无从发现事物运动发展的特殊原因，或特殊的根据，也就无从辨别事物，无从区分科学研究的领域。”这就是我们探讨档案定义的正确指导思想。

一、档案是主观与客观的结合体

档案是为满足人的社会生活方式而由人创造的一种事物，它是一种客观存在。但档案不是自然而然的形成的，人们将在社会活动中产生和形成的各种记录材料在经过了选择和鉴定之后，将其中有保存价值的材料转化为档案，在这个过程中必须有人的主观活动的参与，也就是说档案是人们有意识行为作用的结果

如前所述，档案不是一种自然生成的事物，是人类社会的产物。只要是人类创造出的产物，就必然凝结着人类创造这一事物的某种观念。也就是说，只有在人类具有了某种需要，为满足这一需要，要对所创造的事物进行设计和设想，然后在一定的条件下以一定的载体予以承载，那么，就使这种创造物具有了观念与物质的双重属性。档案的产生是在人类认识到大脑记忆的种种缺陷的情况下，创造出的一种新事物。他是为适应人类记忆外延扩展的需要而产生的。这种需要形成为一种观念，促使人类创造和发明档案，即将社会生活中产生和形成的需要保存，以备查考的原始记录物转化为可长久发挥作用的一种新事物。这种转化，也许被转化物在物质形态上并没有多大变化，但因为观念的转化，使这一新的实体成为与原事物完全不同的新事物。

这一认识的意义在于，他能将档案与其它相近事物区分开来。首先，我们可以将档案将同样具有原始记忆性、凭证性的自然记载物区分开来，如年轮、动物化石、冰山擦痕等等。因为这些记忆是超脱于人类社会生活之外的，并不包含人类的观念，是纯自然的记忆。其次，我们可以把档案与偶然存留下来的原始记录区分开来。档案是由原始记录转化而来，但原始记录物并不等于档案，原始记录物要转化为档案，是需要具备一定条件的。也就是说，在人类对这些原始记录物进行了有意识地挑选后，其中一部分可转化为档案集中，而另一部分则不是。档案是人类有意识的产物，而无意识或由于其它意识而留存下来的原始记录是文物，而不是档案，但文物出土后其中一部分可被有意识地转化为档案。其三，我们可以将文书与档案区分开来。文书与档案在物质形态上完全一样，并且具有前后相承的密切关系，而使两者成为不同的事物的原因在于，在这两种事物上凝结着人类的不同观念。文件是在进行现实活动过程中使用的，而档案是为以后的社会活动做准备的，这是文书与档案在内涵上的差别，在外延上，文书的外延要大于档案，文书中只有具有保存价值部分才可能转化为档案。因此，我们在给档案下定义时，不能忽视“有意识”这一档案特性。

二、档案是信息与载体的结合体

人类选择档案作为记忆工具，是因为人类意识到人的生物记忆方式存在着不稳定性。因为人脑的记忆复原、再现、转移、传播，是一种纯信息的状态，作为记忆载体的人脑而不会随之转移，那么，这种靠大脑记忆的信息会面临变异、丢失、失传的危险，因此，纯信息状态的记忆是十分不可靠的。所以，要实施“口说无凭，立字为据”的记忆方式。所谓“立字为据”，也就是要将欲记忆的内容与一定的物质载体牢固地结合起来，以保证这种记忆内容的稳定性和可靠性。基于些认识，档案就成为信息与载体的结合体。也就是说，一份档案并不意味着其信息内容是档案，而承载信息内容的载体也应是档案不可分割的组成部分。而实际上，载体在档案中的地位十分重要，它是确保档案信息真实性、唯一性、原始性的重要物证，是档案的生命所在。档案的信息与载体密不可分的属性是档案所具有的基本特征。与之相比较，图书、情报、资料却不具备这种特性，它们的载体仅仅是一种承载物而已，载体对其内容的使用并不具有重要意义，因此它们可以大量复制、成批生产或将其内容任意转移，可以有大量的复本，这都是档案所不能做的。而载体对于档案的重要意义，长期以来构成人们对档案认识的一个盲点，在给档案下定义时常常被忽视。

三、档案是一种具有本源性的集体记忆工具

从表象上看，档案是“文件”、“文书”、“文字形声材料”、“历史真迹材料”等，也正因为如此，现有的许多档案定义将其作为档案定义的属概念。但我们不能忽视档案已从这些最初形态发生了根本性的转化，并脱离了其范畴构成新的事物，若再以其作为档案的属概念，仅从外延上去进行区分的方式，则抹杀了它们之间的本质差异，使档案的本质属性变得模糊不清。从本质上来看，档案是人类记忆的外延，是一种由人创造和发明的记忆工具，这是档案区别于其前身的最本质的特性，应构成档案的属概念。

作为一种记忆工具，档案具有本源性。根据马克思主义哲学，全部社会生活在本质上是实践的。整个现存感性世界中的一切、人类社会生活的全部丰富性只有从实践的角度去理解，才能消除关于它们的种种神秘主义的误解和臆测而得到科学合理的说明，然而这需要尽可能积聚人类的全部记忆。作为人类社会实践活动中直接产生和形成的档案，是人类社会本源性的记忆材料，以其真实性、广泛性、连续性和社会性的记忆特点，有助于人们拨开蒙在历史长河之上的厚重尘埃，以广阔而细致的视野去发掘隐蔽的历史真实和丰富的文化样态，在总体性和长时段的研究中走进历史的深处，把握社会进化和文化传承的内在机制，对人类活动结构、模式、进化及其规律等进行总体反思，特别是对社会发展过程及其机制的深层追寻和全面探求。档案的本源性特征表现在三个方面：一是档案是由人类活动过程中直接产生的产生于现实材料转化而来，保留着其形成时的各种原始特征，如载体材料、字迹材料、书写习惯、行文规则等，这就使档案能真实、逼真地再现和复原历史事件。二是档案是直接由在现实活动中的材料转化而来，这些材料在形成之初并没有给后人看的主观意向，能否转化为档案是事先难以预料的，事后未经修改加工，这就保证了档案的真实性和证据性。三是档案人类社会的伴生物或分泌物，只要有人类的社会生活就会产生和形成档案，档案保证了人类社会源源不断的信息来源，同时也构成了人类社会文化发展的最基本的信息资源。

同时，我们也应该看到档案并不是一种简单的记忆工具，而是一种集体记忆或社会记忆。美国学者保罗·康纳顿认为，记忆不仅属于人的个体官能，而且还存在叫做集体记忆或社会记忆的现象。档案就是这样一种社会记忆的现实存在物。从纵向看，社会中的人并非与自己的生命活动直接同一，但却是记忆存在物。他虽然直接地生活在当下现实的时空中，却又分明意识到过去活动的延续，并积极展望一个属于未来的理想。换言之，人的世界并不仅仅是一个直接的在场的世界(这个世界往往是十分有限的)，它连结着一个间接的不在场的也是无穷无尽的世界，当下直接在场的世界只不过是这个无穷无尽的世界中凸显出来的一个点而已；从横向看，社会中的人不再是一个孤立的个体，而且个体的生活体验十分有限，需要积聚社会群体的记忆，来面对强大的外部世界，人就生活在社会的记忆场中。在现实中，人类需要借助自己创建的档案机制构成的记忆链条，对历史的连续性与间断性、社会形态的共同基础和民族特色、社会发展一般趋势和多元选择等重大问题做出解释，使自身具备不需要基因变异就能适应环境的能力。从横向看，社会中的人们在不断的社会实践活动中，需要不断地积累认识自然和社会的知识成果，并以此为前提，不断构建，又不断丰富和更新人类控制自然、控制社会的信息系统。人类在与自然抗争中形成的认识和经验，通过档案这种载荷形式，经过进一步加工而形成科学知识，从而凝聚为人类控制自然物质世界的信息控制机制——技术信息系统。人类在社会生活中，为防止社会成员破坏现实的权利意志结构，以保障物质社会关系的正常运转，需要对档案所记载的信息进行筛选和控制，并确立社会的行为规范，逐步建立起代替生物学结构的社会学结构，从而构成人类控制社会的信息控制系统。前者控制着着生产力的发展，维护自然人的生命力，后者保障着社会运动本身的稳态运转和不断进步。作为社会记忆材料，档案的不断积累，是维持人类社会信息控制系统运转的基本条件。因此，档案还应是一个群体或集合的概念。